Księga przychodów i rozchodów – wszystko, co musisz wiedzieć!

Księga podatkowa to uproszczona forma ewidencji księgowej służąca do identyfikacji działalności gospodarczej. Rejestruje:

• różne dochody (sprzedaż i inne dochody),
• zakupy towarów i niezbędnych materiałów oraz opłaty uboczne związane z tymi zakupami,
• Wydatki należy rozumieć jako wynagrodzenia, w tym gotówkowe i rzeczowe oraz wszelkie inne wydatki związane z prowadzeniem działalności.

Dodatkowo KPiR pokazuje koszt prac B+R według stanu na kwiecień 2016 r.

Księgi rachunkowe i księgi rozchodów — kto je prowadzi?

Nie każdy podatnik ma możliwość uproszczonej księgowości w postaci księgi przychodów i rozchodów. Koncentracja KPiR na:

• Osoby fizyczne, które uzyskują dochody z pozarolniczej działalności gospodarczej i wybierają jako formę podatku dochodowego zasadę ogólną lub podatek liniowy,
• Spółka jawna osoby fizycznej, spółka cywilna osoby fizycznej, spółka osobowa

Dochód netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych w poprzednim roku obrotowym nie przekracza równowartości w złotych 2.000.000 euro. Po przekroczeniu tego limitu podmioty te zobowiązane są do prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych.

Kto jest zwolniony z prowadzenia księgi przychodów i rozchodów?

Podatnicy mogą być zwolnieni z prowadzenia ksiąg podatku dochodowego i podatkowego lub prowadzenia ksiąg rachunkowych w szczególnych okolicznościach. Zgodnie z art. 4 Regulaminu działania KPiR, decyzja może być oparta na uzasadnionych okolicznościach związanych z:

• stan zdrowia i wiek osób prowadzących biznes,
• wielkość i rodzaj działalności.

Aby skorzystać z tej możliwości, podatnicy powinni złożyć pisemny wniosek do Urzędu Skarbowego (organu właściwego w ich miejscu zamieszkania) co najmniej 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, którego dotyczy zwolnienie. W przypadku rozpoczęcia działalności gospodarczej w trakcie roku podatkowego lub powstania obowiązku prowadzenia KPiR wniosek należy złożyć w terminie 14 dni od rozpoczęcia działalności lub obowiązku prowadzenia ksiąg.

Jak założyć księgę przychodów i rozchodów?

Kwestia zakładania ksiąg przychodów i rozchodów została uregulowana w art. 9 dotyczącym przepisów o ewidencji KPiR. W zależności od treści księgę przychodów i rozchodów należy założyć na 1 stycznia roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Gdy istnieje obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży, należy go również ustalić na 1 stycznia roku podatkowego lub w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej.

Elektronicznie prowadzone księgi podatku dochodowego i rozchodowego

Podatnicy mogą zdecydować się na prowadzenie ksiąg podatkowych dochodów i rozchodów w formie elektronicznej. Zgodnie z art. 28 Regulaminu KPiR, w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych w systemie teleinformatycznym, warunkiem potwierdzenia prawidłowości ksiąg rachunkowych są:

• Szczegółowa instrukcja obsługi opisująca na piśmie program komputerowy służący do przechowywania książki;
  Korzystać z programu komputerowego, który zapewnia natychmiastowy dostęp do treści wypełnionego wpisu i drukuje wszystkie dane w kolejności chronologicznej według modelu księgowego;
• Przechowuj zarejestrowane dane na informatycznych nośnikach danych w celu zabezpieczenia ich przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad przetwarzania lub nieuprawnioną modyfikacją,

Kupuj towary i podstawowe materiały

Zakupy towarów i materiałów handlowych są ewidencjonowane w dniu wystawienia faktury pod warunkiem, że przedsiębiorca otrzyma fakturę za dostawę towaru. Jeżeli materiały lub towary handlowe zostały dostarczone lub wprowadzone do obrotu przed otrzymaniem faktury, przygotuj szczegółowy opis otrzymanych materiałów lub towarów handlowych, podając: imię i nazwisko dostawcy (firma) i adres, ilość i rodzaj oraz materiał lub towar Jednostka cena i wartość są ewidencjonowane w księgach zgodnie z opisem. Opis potwierdza data zakupu i podpis osoby odbierającej towar lub materiały. Co ważne, opis ten należy zachować jako dowód zakupu i powiązać z wystawioną później fakturą. Wszelkie rozbieżności w stosunku do wartości podanej na fakturze należy wpisać do ksiąg (ewidencji) w dniu otrzymania faktury.